Il trattamento fiscale di un rimborso spese può dipendere da una scelta fatta molto prima che l’importo arrivi in busta paga, cioè dal modo in cui è stata pagata la spesa. Per determinate spese sostenute in Italia, come vitto, alloggio e taxi in trasferta, la tracciabilità è una delle condizioni che incidono sul trattamento del rimborso.
Per chi organizza trasferte, il punto pratico è rendere semplice conservare due evidenze. Il giustificativo identifica che cosa è stato pagato. La ricevuta del pagamento tracciabile aiuta a dimostrare come è stato pagato. Il professionista in regime ordinario deve inoltre distinguere gli importi addebitati analiticamente al cliente dalle somme rimborsate con altre modalità.
Come cambia un rimborso di 240 euro
Un dipendente in trasferta fuori comune in Italia anticipa 240 euro per albergo, pasti e taxi. Se paga con carta e ricorrono le altre condizioni di legge, il rimborso analitico può restare fuori dal reddito. Se tutte le spese soggette all’obbligo di tracciabilità sono pagate in contanti, il rimborso diventa imponibile. Al 33% marginale, la differenza è di 79,20 euro di IRPEF lorda, prima di altri effetti. L’eventuale deduzione per il datore si verifica separatamente.
Il risparmio dell’esempio dipende dalla possibilità di provare il pagamento con uno strumento ammesso. Una regola chiara prima della trasferta evita di dover ricostruire la spesa a posteriori.